Para inserir um gráfico...

Uma das maiores dúvidas de quem tem um primeiro contato com o Excel é justamente na hora de inserir um gráfico, que muitas vezes, as pessoas acabam acreditando ser um "bicho de sete cabeças", quando na verdade, não é...

O gráfico é um dos elementos mais úteis do Excel

O grande problema, em geral, para inserirmos um gráfico é fazer a seleção dos dados da forma correta, normalmente aí que acontece o problema.

Abaixo, um vídeo demonstrando o procedimento para a inserção do gráfico.

Créditos do vídeo para Gilmar1144

Seguindo os passos colocados no vídeo, a chance de haver algum problema para inserirmos um gráfico é muito pequena, ressaltando que a atenção maior que devemos ter é sempre com a seleção dos dados.

Cabe ainda a ressalva de que conforme a seleção que fazemos alguns tipos de gráficos não são compatíveis, mas isso varia muito dos dados que estamos trabalhando.

E nunca esqueçam que o gráfico nada mais é do que a representação visual de valores numéricos então, cuidem para não exagerar na formatação, um gráfico com excesso de recurso visual acaba chamando mais a atenção do que os valores em si e isso é extremamente negativo, ainda mais em se tratando de ambiente de trabalho, quando muitas vezes temos que apresentar os gráficos para outros setores ou para nossos superiores. Em contrapartida, o gráfico muito "feijão com arroz" também pode ser considerado ruim, conforme o caso.

Mas se muita formatação é ruim, e pouca formatação também é ruim, o que eu faço tio?

A ocasião faz o ladrão, sempre temos que analisar de acordo com o contexto e conhecer a proposta do gráfico e da própria empresa, isso vai nos dar a noção de o quanto podemos avançar nessa parte da formatação, e nem tudo é desgraça.

Formatação Condicional

Um assunto, ou recurso, que é extremamente oportuno mencionar após falar sobre a função SE, é a questão da Formatação Condicional.

Muitas vezes, especialmente quando usamos texto como resposta na aplicação de uma função SE, é interessante 'separarmos' o conteúdo através deste recurso, que consiste basicamente em uma aplicação de formatação de acordo com o preenchimento de uma condição pré-determinada...

A explicação é mais complicada do que a aplicação.

Existem algumas regras pré-definidas na formatação condicional, que são aplicáveis especialmente em células com valores:

Para chegarmos à opção baixo, clicamos na Guia Início e no grupo Estilo, temos o botão Formatação Condicional, que se apresenta desta forma.

Formatação Condicional

A forma mais fácil de usar o recurso, seria aplicando as opções 'Barras de Dados, Escalas de Cor e Conjuntos de Ícones' em algum local onde temos valores, pois a partir da seleção que fizermos o Excel vai gerar uma proporção a partir do valor mais alto e colocar as cores ou símbolos equivalentes.

Formatação Condicional: Barras de Dados

Temos uma infinidade de opções de formatação condicional que podemos aplicar, inclusive por fórmulas. As formas mais comuns são com as regras pré-definidas e através de um texto.

Exemplo de formatação em células com texto:

Para inserirmos uma formatação como na imagem acima, basta clicarmos sobre o botão Formatação Condicional, e após em Nova Regra. Ali, selecionamos a opção 'Formatar apenas células que contenham' e abaixo onde há a opção "está entre", mudamos para "é igual a" e ao lado escrevemos o texto conforme esteja na área que iremos aplicar.

Em geral o uso é simples, ao menos dessa forma.

E este é um recurso que pode nos ajudar bastante na organização de nossas planilhas, especialmente quando são planilhas usadas também por outras pessoas, em ambiente de trabalho, por exemplo.

Usando a função SE

No post anterior, foi mencionado que o SOMASE e o CONT.SE que eram a junção das funções SOMA e CONT.VALORES com a função SE...

Mas o que é a função SE?

A função SE é bastante tradicional em diversas linguagens de programação, como PHP, ASP e afins, e no Excel ela também é usada, entretanto com uma estrutura ligeiramente diferente das demais linguagens, especialmente pela aparência do programa.

Geralmente esta função dá uma certa 'assustada' quando temos um conhecimento muito básico do programa, devido à estrutura dela, e especialmente a necessidade do uso de alguns caracteres especiais. Entretanto, esse 'susto' é só em um primeiro contato, pois conforme vamos utilizando a função, conseguimos perceber o quão útil ela pode ser no nosso dia a dia, nos auxiliando nas mais diversas situações.

A estrutura da função, é a seguinte:

=SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

Onde:

Teste lógico: É a informação que vamos estar testando, exemplo, A1>=25 ou B12="Domingo", enfim, vamos traçar um comparativo.

Valor se verdadeiro: A ação que deve acontecer, caso a resposta para o teste criado anteriormente seja verdadeira. Ex: =SE(A1<25;"Comprar produto"....

Valor se falso: A ação que deve ocorrer, caso a resposta seja falsa para o teste criado. Ex: =SE(A1<25;"Comprar produto";"Estoque suficiente")

Aplicação função SE

Duas curiosidades sobre a função:

Primeiro, é possível eu usar até 64 funções SE, 'aninhadas', o que é algo improvável de ser necessário, mas ainda assim, tem essa limitação.

Outro detalhe é que uma função SE, testa apenas um critério, ou seja, se eu quiser testar mais do que um, na mesma função, tenho que utilizar alguma função auxiliar, que vou falar em outro post.

Pra encerrar, não  podemos esquecer de, quando trabalharmos com texto dentro de uma função, sempre colocá-lo entre aspas, especialmente na função SE isso é bastante usado e é um dos motivos de estranhamento logo que conhecemos a função.

Quero somar e/ou contar com um critério...e agora?

Duas funções bastante populares do Excel são as funções SOMA e CONT.VALORES. Entretanto, se eu quiser somar valores que preencham algum critério específico, ou mesmo se quiser contá-los...o que fazer?

Temos duas funções bem simples que nos ajudam para solucionar este 'problema'.

Que são as funções SOMASE e CONT.SE.

Como o próprio nome das funções induz, se trata de uma 'mistura' das funções citadas no início, com a função SE (guardadas as proporções).

Exemplo de aplicação. Tenho um arquivo, onde há alguns produtos, separados por categoria:

No quadro ao lado da tabela de dados, quero determinar o total por grupo e a quantidade de itens por grupo.

Para eu determinar o Total, vou usar a função SOMASE, que tem a seguinte estrutura:

=SOMASE(Intervalo;Critérios;Intervalo_soma)

Onde o mais importante é nós sabermos qual o critério que nós vamos utilizar, pois a partir dessa informação, o resto fica mais fácil determinar.

Intervalo: Coluna onde eu vou encontrar o critério que eu estou buscando;

Critérios: Qual o critério que eu quero especificar;

Intervalo_soma: Coluna onde estão os valores a serem somados.

SomaSE

Em geral o uso da função é simples, e é praticamente idêntico ao uso da função MÉDIASE, só mudando a aplicação.

A outra função mencionada, o CONT.SE, trabalha de forma ainda mais simples. Ela serve basicamente para eu fazer uma contagem com um critério.

A estrutura da função é a seguinte:

=CONT.SE(Intervalo;Critérios)

Ela é mais simples do que o SOMASE, pois tem uma parte a menos, no entanto é uma função de grande utilidade no dia a dia.

Cont.SE

Para encerrar, fica a ressalva de que tanto o SOMASE, quanto o CONT.SE trabalham com apenas UM critério, se eu quiser usar mais do que um, tenho que utilizar as funções SOMASES e CONT.SES, sobre as quais falarei no futuro.

Não esqueça das bordas

Por mais simples que pareça, e de fato, é. Um dos erros mais comuns de acontecer quando do uso do Excel, é a falta de bordas na planilha, o que acaba sendo bastante prejudicial, especialmente quando vamos imprimir o arquivo.
Geralmente deixamos para colocar as bordas por último, e quando imprimimos o documento, percebemos que esquecemos de usar o recurso. Quase sempre a alternativa é imprimir novamente o arquivo, o que já gera um disperdício de papel.
O procedimento é simples e rápido, mas acaba caindo no esquecimento. Ficando o documento dessa forma:

Planilha sem bordas

Isso acaba dificultando muitas vezes a própria interpretação dos dados da planilha, ficando, de certa forma, desorganizados.
Se for colocar bordas externas, coloridas, mais espessas ou nem tanto, indifere, isso vai variar muito do contexto e da criatividade de cada um, o fundamental é não esquecer de colocá-las.

Planilha com bordas, melhorzinha, não?

Por mais simples que seja a planilha, sempre vai ficar melhor quando usamos bordas, um detalhe ainda sobre esse assunto, é que na hora de colocar as bordas, temos que esquecer a preguiça na hora de selecionar, mas isso é assunto para um outro momento.

Bom dia...